Jednou ze základních povinností, které musí poskytovatelé ubytování plnit, je vedení domovní a evidenční knihy.
Tyto povinnosti se vztahují na všechny ubytovatele, nejen podnikatele, ale i menší soukromé ubytovatele (např. pokud lidé úplatně pronajímají své nemovitosti nebo byty prostřednictvím Airbnb nebo Booking.com nebo i jen svým známým, nebo třeba v létě za úplatu přenechávají louku ke stanování).
EVIDENČNÍ KNIHA
Evidenční knihu je každý ubytovatel povinný vést podle zákona o místních poplatcích.
Zápisy do evidenční knihy musí být vedeny přehledně a srozumitelně. Tyto zápisy musí být uspořádány postupně z časového hlediska.
V tomto zákoně je jasně napsáno, které údaje hosta mají být do evidenční knihy zapsány. Jedná se o následující údaje o hostovi: jméno a příjmení, adresa místa trvalého pobytu, číslo cestovního dokladu (může se jednat i o občanský průkaz), doba ubytování a účel pobytu (účel postačí obecně – rekreace, studium, práce, léčení apod.).
Evidenční kniha slouží především pro účely kontroly odvádění poplatků z pobytu.
DOMOVNÍ KNIHA
Domovní kniha se týká cizinců a její náležitosti upravuje zákon o pobytu cizinců, domovní knihu vede ubytovatel současně s evidenční knihou. Do této knihy musí ubytovatel zaznamenat všechny cizince, které ubytoval. Optimální variantou je listinná forma vedení domovní knihy, běžně jsou dostupné standardní formuláře, ale existují také poskytovatelé správy domovní knihy zajišťující současně nahlášení ubytovaných osob cizinecké policii a další evidenci.
Domovní kniha je obsahově téměř shodná s evidenční knihou, je však ale rozšířena o dva údaje, jimiž jsou datum narození a státní občanství hosta. Zákon požaduje zapsání přesného počátku a konce ubytování cizince.
Cizincem se v tomto případě rozumí jakákoli osoba, která nemá české státní občanství, tudíž i občan jiného členského státu Evropské unie.
Domovní kniha se vede především z důvodu evidence cizinců pro účely Policie České republiky.
Domovní knihu si může policie vyžádat například v případě, kdy by cizinec spáchal v České republice trestný čin nebo přestupek.
Domovní i evidenční knihu je ubytovatel povinný archivovat po dobu 6 let od posledního zápisu.
Zapisování do domovních a evidenčních knih v listinné formě musí ubytovatel provádět osobně, resp. je nepřijatelné, aby se do nich hosté sami zapsali. Kniha obsahuje zápisy předešlých hostů, ubytovatel není oprávněn svým jednáním umožnit hostovi přistup k osobním údajům dalších osob, což je v rozporu s GDPR.